Bouygues Construction

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Eine „Win-Win“ Partnerschaft zwischen Bouygues Construction und Iron Mountain

Branche

Bauwesen

Herausforderung

Optimierung und Standardisierung der Archivierung zu niedrigsten Kosten

Lösung

Externes Archivmanagement von Akten, die selten benötigt werden

Wert

  • Verbesserte Einhaltung von Richtlinien durch einheitliche und nachhaltige Verfahrensweisen
  • Die Integration von Prozessen verbessert Transparenz und Effizienz
  • Kostenoptimierung und Rendite nach zwei Jahren

Effizientes Archivmanagement ermöglicht Nachhaltigkeit

Bouygues Construction ist ein in 80 Ländern tätiger Marktführer in der Baubranche und entwirft, baut und betreibt Gebäude und Infrastrukturen. Vorzeigeprojekte sind das Stade Vélodrome in Marseille, das französische Verteidigungsministerium, das neue Gerichtsgebäude in Paris und der Port Miami Tunnel in Florida.

Auch im Bereich von nachhaltigen Entwicklungsprojekten ist das Unternehmen führend und räumt dem Umweltaspekt eine wesentliche Priorität ein. Das gilt auch für das Management der physischen Archive. Um behördliche Vorschriften einzuhalten, muss das Unternehmen eine Vielzahl von Dokumenten aufbewahren. Beispiele dafür sind Finanzunterlagen, Kundenverträge und Bauzeichnungen.

Franck Astolfi, Leiter des Archivmanagements bei Bouygues Construction, erklärt: „Meine Abteilung beschäftigt sich mit Akten, die von zwölf Monaten bis unendlich lange aufbewahrt werden müssen. Unsere Herausforderung ist es, Aufbewahrungsfristen einzuhalten und auf effiziente Weise zu archivieren.“ Regelmässig benötigte Akten befinden sich vor Ort, aber eine Vielzahl inaktiver Akten werden extern gelagert.

Bouygues Construction ist ein langjähriger Kunde von Iron Mountain und hat kürzlich seinen Vertrag verlängert. „Wir finden, dass Iron Mountain äusserst konkurrenzfähig ist und einen ausgezeichneten Service bietet“, sagte Franck Astolfi.

Vollständig integrierte und sichere Archivierung

Iron Mountain bietet eine sichere externe Aktenarchivierung, die von einem standardisierten Prozess für physische Unterlagen in Frankreich unterstützt wird.

Ein speziell entwickeltes Dokumentenverwaltungssystem integriert das Iron Mountain-System mit der hausinternen Lösung des Unternehmens. Dabei wird den Aktenreferenzen von Bouygues Construction eine Iron Mountain-Archivnummer zugeteilt. Das ermöglicht, dass Anfragen zum Abruf der Unterlagen oder zur Einordung im Archivcenter elektronisch über ein sicheres Portal aufgegeben werden können, das zudem auch eine integrierte Ansicht des Bestands ermöglicht. In den vergangenen vier Jahren wurden Iron Mountain ca. 66,000 Archivboxen anvertraut, die andernfalls etwa 33 km Regalfläche in der Unternehmenszentrale eingenommen hätten. Diese Zahl wächst jährlich um fünf- bis achttausend Archivboxen.

"Wenn ich ein Dokument suche, weiss ich sofort anhand der Referenznummer, ob es sich in unserem Büro oder bei Iron Mountain befindet. Das ist vollste Transparenz."

Franck Astolfi,
Leiter des Archivmanagements bei
Bouygues Construction


Einsparung von Platz und Kosten

Dokumente werden normalerweise innerhalb von 24 bis 48 Stunden aus dem Archiv abgerufen und zum Kunden transportiert. Für dringendere Anforderungen bietet Iron Mountain den Image-On-Demand-Service. Dokumente werden bei Iron Mountain angefordert. Nachdem das benötigte Dokument eingescannt wurde, wird die elektronische Kopie dem Kunden per E-Mail zur Verfügung gestellt. Das beschleunigt den Zugriff auf Akten und verbessert die Effizienz.

Die externe Archivierung von Akten kann wertvollen Raum schaffen und für bedeutende Kostenvorteile sorgen. Franck Astolfi bestätigt: „Unseren Berechnungen zufolge zahlt sich die Auslagerung und externe Archivierung unserer Akten durch Iron Mountain innerhalb von zwei Jahren aus. Wenn man bedenkt, dass die meisten unserer Dokumente bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden, können wir mit einem externen Archivmanagement sehr viel Geld sparen.“

Unseren Berechnungen zufolge zahlt sich die Auslagerung und externe Archivierung unserer Akten durch Iron Mountain innerhalb von zwei Jahren aus

Franck Astolfi,
Leiter des Archivmanagements bei
Bouygues Construction


Globaler Vertrag stützt sich auf eine grossartige Geschäftsbeziehung

Die langjährige Geschäftsbeziehung mit Iron Mountain hat zu einem Skaleneffekt beigetragen: Bouygues Construction konnte seinen Archivierungsprozess standardisieren, Kosten bedeutend reduzieren, Effizienzen verbessern, Compliance vereinfachen und dabei gleichzeitig die Informationssicherheit wahren. Die Zusammenarbeit basiert auf einem neuen globalen Vertrag, wodurch Iron Mountain zum empfohlenen Dienstleistungsanbieter für die Tochterfirmen und Niederlassungen in Frankreich und der übrigen Welt wird.

Einige Unternehmen haben bereits die attraktiven Konditionen und angebotenen Prozessstandardisierungen in Anspruch genommen. Die jüngsten Projekte umfassten die Übernahmen von 2,500 Archivboxen aus dem Brézillon- Unternehmen in Frankreich sowie die globalen Akten einer Tochterfirma in Guadalupe, die sich auf Energiemanagement spezialisiert.

"Mit Iron Mountain erreichen wir die totale Übersicht über alle unsere Akten und haben die Gewissheit, dass wir unsere Dokumente jederzeit abrufen können, wenn wir sie benötigen", sagte Franck Astolfi. "Die enge Beziehung mit unserem Account-Manager ist von grossem Vorteil. Er meldet sich regelmässig und antwortet schnell auf unsere Anfragen."

Hier geht es zum Download der Case Study