Coca-Cola Enterprises

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PAPIERLOSER ONLINEZUGANG AUF VERTRAGSUNTERLAGEN

Gescannte Dokumente lassen sich im Geschäftsalltag weitaus effektiver nutzen. Zudem benötigt man für ihre Aufbewahrung wesentlich weniger wertvollen Platz als für Papierdokumente und kann somit Kosten sparen.


HERAUSFORDERUNG:

Entwicklung eines digitalen Archivs für Vertragsunterlagen

LÖSUNG:

Vollständiger Digitalisierungsservice einschliesslich Dokumentenkonsolidierung, Scannen, Hosting der digitalisierten Dateien und fortlaufendes, externes Archivmanagement

NUTZEN:

Zentralisieren der Vertragsunterlagen, damit die Daten standortunabhängig immer sofort abrufbar sind


KUNDE

Der grösste Getränkehersteller der Welt, Coca-Cola®, ist gleichzeitig eine der stärksten Marken weltweit. Rund um den Globus kennen 94 Prozent der Menschen das charakteristische rot-weisse Logo1. In Frankreich gibt es Coca-Cola seit 1919, und heute ist dieses Land einer der wichtigsten Märkte in Europa.

HERAUSFORDERUNG

Coca-Cola Enterprises bietet Einzelhändlern eine grosse Palette markenspezifischer Point-Of-Sale- Produkte an, beispielsweise Kühlschränke, Tischkühlgeräte und Postmix- Schankanlagen, die unter Vertrag vertrieben und gewartet werden. Die entsprechenden Verträge wurden bisher in den sieben regionalen Vertretungen ausgestellt und vor Ort in Papierform archiviert. Diese Unterlagen sollten nun zusammengeführt werden, damit sie standortunabhängig in ganz Frankreich abgerufen werden können.

Bernard Ollivier, Senior Manager für Geschäftsprozesse, erläutert: „Wir hätten diese Papierakten einfach zentral archivieren können, aber das hätte viel Platz in Anspruch genommen und es wäre noch schwerer geworden, Unterlagen bei Bedarf zu finden. Daher entschlossen wir uns, ein digitales Archiv aufzubauen. Dafür benötigten wir aber die Hilfe eines Partners, der das Scannen und Indexieren für uns übernehmen konnte.“

LÖSUNG

Iron Mountain® arbeitet schon lange mit Coca-Cola zusammen. In Frankreich kümmert sich Iron Mountain für das Unternehmen seit 1998 um die Verwaltung des externen Archivs. Derzeit umfasst dieses Archiv 12.000 Boxen mit Unterlagen. „Das Scan-Projekt musste sorgfältig geplant und umgesetzt werden, denn bei der Verfügbarkeit der Verträge durfte es nur zu minimalen Verzögerungen kommen“, betont Bernard Ollivier. „Wir waren davon überzeugt, dass Iron Mountain die für diese Aufgabe erforderlichen Ressourcen und auch die entsprechende Erfahrung mitbringen würde.“


1 Quelle: Website von Coca-Cola