Sichere externe Datenarchivierung schützt im Ernstfall

Erdbeben, Überschwemmungen, terroristische Anschläge, Stromausfälle: Eine Katastrophe kommt meist ohne Vorwarnung. Der beste Schutz für Ihr Unternehmen ist ein proaktiver und dynamischer Plan zur Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität.

Fast jede Woche machen neue Vorfälle Schlagzeilen, die zeigen, wie Menschen und Unternehmen von unerwarteten Ereignissen überrollt werden.

Terroristische Anschläge, Überschwemmungen, ein einfacher Stromausfall oder ein kaputtes Dach: In jedem Fall ist das Risiko gross, dass Ihr Unternehmen für Tage, wenn nicht sogar für Wochen offline geht. Für einige Unternehmen bedeutet selbst eine einzige Stunde Geschäftsausfall eine finanzielle Katastrophe.

Angesichts solcher Gefahren könnte man einfach resignieren und sich der Gefahr wie gelähmt ausgesetzt sehen. Doch das wäre falsch. Vielmehr sollte man seinen Ängsten durch eine gründliche Vorbereitung auf eventuelle Katastrophen begegnen. Betrachten Sie das Ganze einfach als Teil Ihrer Best Practice- und Risikomanagementstruktur. Mit gut durchdachten Schritten schützen Sie Ihr Unternehmen im Ernstfall. Bandsicherungssysteme, externe Datenarchivierung in Hochsicherheitsarchiven, Online-Backup-Systeme, Datenwiederherstellung: All das schützt nicht nur bei Katastrophen, sondern ist auch für das Tagesgeschäft nachhaltig nützlich.

Sie glauben es nicht? Nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um die Kosten für eine Stunde, einen Tag oder eine Woche Geschäftsunterbrechung zu überschlagen. Sie werden schnell sehen, dass sich die Investition in einen Disaster Recovery-Plan lohnt.

Ohne Daten läuft Nichts

Wir alle wissen: Daten sind die Lebensgrundlage von Unternehmen und müssen gut geschützt werden. Nicht nur, weil es sich dabei um Kundendaten und grundlegende Geschäftsinformationen handelt, sondern weil ihr Verlust, auch wenn er nur vorübergehend sein sollte, einen Verstoss gegen Branchenvorgaben oder EU-Gesetze bedeuten kann, was meist hohe Strafzahlungen nach sich zieht.

Eine gut abgestimmte Backup- und Recovery-Strategie umfasst neben vielen anderen Punkten die externe Aufbewahrung von Sicherungsbändern sowie Online-Backup und -Datenwiederherstellung. Damit lässt sich das Risiko von Ausfallzeiten deutlich reduzieren und Sie sind im Ernstfall schnellstmöglich wieder handlungsfähig. Die Grundlagen sind simpel: Sicherung der Daten in einfach zu handhabende Formate, externe Aufbewahrung und schnelle Wiederherstellung im Katastrophenfall.

Vorbereitung

Am Anfang dieser lebenswichtigen Datensicherheitsstrategie stehen drei Schritte:

1. Überzeugen und finanzieren: Holen Sie sich Zustimmung und planen Sie Budget ein

IT-Experten machen oft die Erfahrung, dass leitende Führungskräfte mit dem Status Quo zufrieden sind und Veränderungen skeptisch sehen, vor allem, wenn diese „Veränderungen“ mit grösseren Ausgaben verbunden sind. In diesem Fall benötigen Sie einen robusten Business Case mit Fokus auf die Geschäftskontinuität. Stellen Sie die Kosten für Ausfallzeiten in den Mittelpunkt und präsentieren Sie das Projekt als kosteneffektive Risikomanagementstrategie.

Ein Bericht von CA Technologies aus dem Jahr 2011 geht davon aus, dass europäische Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern mehr als 37 Millionen Arbeitsstunden im Jahr durch IT-Ausfallzeiten und Datenwiederherstellung verlieren. Im Durchschnitt bedeutet das für jedes Unternehmen mehr als 552 Arbeitsstunden pro Jahr. Während dieser Zeit, in der geschäftskritische Systeme nicht zur Verfügung stehen, liegt die Produktivität der Mitarbeiter laut Schätzungen bei unter 63 %.

2. Diversität als Ziel: Erfahren Sie die Vorteile von Hybridoptionen und Layers

Immer mehr IT-Manager verfolgen bei der Datensicherheit einen Hybridansatz und nutzen dabei eine mehrschichtige Strategie mit mehreren Technologien, beispielsweise externe Bandsicherung in Kombination mit Cloud-Lösungen. Warum? Die Schlüsselargumente heissen Flexibilität und Kostensenkung. Cloud-Lösungen eignen sich für kurzlebige Daten, also kleinere Datensätze, die oft abgerufen werden. Bandsicherungslösungen auf der anderen Seite sind zuverlässiger und kostengünstiger und werden daher für die langfristige Datenarchivierung genutzt.

Bei der Archivierung dürfen Sie das Thema Compliance nicht aus den Augen verlieren. Sicherungsbänder halten mehrere Jahrzehnte und sind somit die geeignete Technologie, um Daten jahrelang sicher aufzubewahren. In Kombination mit einer externen Aufbewahrung der Sicherungsbänder entsteht so eine Compliance-sichere Lösung, die die Anforderungen der Branche und des Gesetzgebers erfüllt, vor allem wenn es um die jahrelange Archivierung von Daten geht.

3. Externe Lösung: Suchen Sie nach Offsite-Lösungen

Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Daten nicht zerstört werden, selbst wenn es in Ihren Geschäftsräumen zur Katastrophe kommt? Bewahren Sie Sicherheitskopien Ihrer Daten in einer sicheren und externen Archiveinrichtung auf, in der sie vor Feuer, Überschwemmungen und Datendiebstahl geschützt sind.

Eine Checkliste für die Geschäftskontinuität

Diese einfachen Schritte können bei der Entwicklung und Aufrechterhaltung einer erfolgreichen Disaster-Recovery-Strategie helfen:

  • Daten priorisieren: Welche Daten gibt es in Ihrem Unternehmen, wo werden sie aufbewahrt und wie werden sie gesichert? Erstellen Sie zunächst eine Bestandsaufnahme Ihrer Informationen und analysieren Sie deren Lebenszyklus, angefangen bei ihrer Erfassung bis hin zu ihrer Vernichtung. Dazu gehört auch der Lebenszyklus der Bandsicherung.
  • Unternehmensweite Unterstützung sichern: Alle Beteiligten müssen von Ihrem Geschäftskontinuitäts- und Notfallplan überzeugt sein. Sie müssen ihn verstehen und ihn aktiv umsetzen. Informieren Sie Ihre Kollegen regelmäßig und halten Sie sie auf dem neuesten Stand, um ihre Unterstützung nicht zu verlieren.
  • Machen Sie es nicht zu kompliziert: Im Ernstfall hat niemand Zeit, komplizierte Handbücher zu lesen. Ihre Anweisungen sollten daher kurz und klar sein.
  • Kommunikation in der Krise: Was machen Sie, wenn gewohnte Kommunikationsmittel wie beispielsweise E-Mail nicht mehr zur Verfügung stehen? Sorgen Sie für eine zuverlässige Kommunikation im Ernstfall. Einige Unternehmen richten eine kostenlose Hotline ein, über die sie ihre Mitarbeiter informieren.
  • Vor Ort beginnen: Bitten Sie Ihren Partner für Datenwiederherstellungen, Ihre Datensicherungsstruktur vor Ort zu überprüfen und zu analysieren, was im Notfall gerettet werden könnte. Ermitteln Sie dann, wo es Verbesserungsbedarf gibt.
  • Offsite-Optionen überprüfen: Zu einer effektiven Vorbereitung auf den Katastrophenfall gehört immer auch die externe Archivierung von Daten.
  • Testen, testen und nochmals testen: Dies ist vergleichbar mit regelmässigen Brandschutzübungen. Überprüfen Sie Ihre Prozeduren und Systeme mindestens alle drei Monate und führen Sie einmal jährlich einen umfassenden Test durch.
  • Überprüfen und überarbeiten: Sorgen Sie dafür, dass Ihr Notfallplan immer auf dem neuesten Stand ist und speichern Sie ihn online, damit er im Ernstfall sofort zur Verfügung steht. Technologien, gesetzliche Vorgaben und Unternehmensanforderungen ändern sich ständig. Entsprechend muss Ihre Geschäftskontinuitätsstrategie regelmässig angepasst werden. Ihr Partner für die externe Datenarchivierung kann Sie über neue Technologien und Lösungen auf dem Laufenden halten.

Bandsicherungstechnologien: Der Sprung in die Zukunft

Warum Bandsicherung und warum jetzt? Kapazität und Geschwindigkeit dieser Sicherungsform wachsen ständig, während die Gesamtbetriebskosten die Disk- und Cloud-basierten Lösungen immer noch um Längen schlagen. Mit der Generation LTO-6 hat sich die Leistung von Sicherungsbändern noch weiter verbessert.

Auslagern vom Unternehmenssitz: Die Vorteile

Die Auslagerung von Backup-Bändern in Hochsicherheitsarchive sollte fester Bestandteil aller Backup und Recovery-Lösungen sowie Geschäftskontinuitätspläne sein. Ein erstklassiger Backup- und Recovery-Service

  • schützt Ihre Datenträger beim Transport und bei der Aufbewahrung und kann deren Standort anhand von Daten-Tracking-Software jederzeit online ermitteln, damit Sie im Ernstfall direkt das erhalten, was Sie als Erstes benötigen
  • reagiert umgehend bei Audits und Herausgabeanträgen
  • garantiert Compliance durch eine strikte Nachweiskette
  • reduziert Risiken und Kosten der externen Archivierung von Datenträgern

Wenn Sie Entscheidungsträger und Kollegen von einer externen Datenarchivierungslösung überzeugen möchten, sollten Sie die folgenden Vorteile hervorheben :

  • Sicherheit: Wenn Sie Ihre Daten an einem externen Ort sicher aufbewahren, wissen Sie, dass Ihr Unternehmen auf alle Situationen vorbereitet ist. Sie müssen sich dann auch keine Gedanken mehr machen, dass Sie Ihre Kunden einem Risiko aussetzen.
  • Optimale Umgebungsbedingungen: Umwelteinflüsse wie Wärme, Feuchtigkeit, Kälte und auch Staub können sich langfristig negativ auf Sicherungsbänder und Papierdokumente auswirken. Bewahren Sie Ihre Sicherungsbänder in Räumen mit optimalen Umgebungsbedingungen auf.
  • Branchen-Compliance: Vielleicht fehlt in Ihrem Unternehmen noch das Bewusstsein, dass Daten-Backups gemäss branchenspezifischer Vorgaben an einen sicheren Ort ausgelagert werden müssen. Ihr Datenarchivierungsexperte kann Sie darüber informieren und Ihnen so helfen, hohe Strafzahlungen zu vermeiden.
  • Einfacher Zugang: Daten, die in der Nähe aufbewahrt werden, sind nicht automatisch schneller verfügbar. Auch wenn Sie Ihre Backups im Büro lagern, finden Sie, wenn es darauf ankommt, nicht automatisch das, was Sie tatsächlich brauchen. Ein externer Partner für Datenarchivierung strukturiert Ihre Dateien und stellt Ihnen im Ernstfall zum richtigen Zeitpunkt genau das zur Verfügung, was Sie benötigen.
  • Geringere Kosten: Die externe Archivierung ist meist die kostengünstigste Option. Weder müssen Sie selbst ein Archiv erstellen, noch benötigen Sie Personal für die Pflege eines solchen Archivs.
  • Mehr Platz: Wenn Archivbänder nicht mehr im Rechenzentrum aufbewahrt werden, steht der entsprechende Raum für andere Dinge zur Verfügung.

Die Grundlagen für eine sichere, zuverlässige Offsite-Archivierung

Sie haben die Entscheidungsträger von der Notwendigkeit einer sicheren externen Datenarchivierung überzeugt. Was kommt nun? Suchen Sie nach einem Partner, der folgende Bedingungen erfüllt:

  • Erprobte Sicherheitsmassnahmen, um Sicherungsbänder und andere Speichermedien nicht nur beim Transport, sondern auch bei der Lagerung zu schützen
  • Webbasierte Offsite-Daten-Tracking-Software, mit der Backups zu jeder Zeit für ein Recovery verfügbar sind
  • Audit-Unterstützung, durch die Speichermedien beim Transport von Ihrem Standort zum Archiv überwacht werden, um eine lückenlose Nachweiskette zu garantieren, die oft gesetzlich vorgeschrieben ist
  • Spezielle Transportfahrzeuge
  • 24-Stunden-Notfalldienst
  • Eigene Archivgebäude ohne weitere Nutzer, strenge Besucherrichtlinien (nur nach Terminvereinbarung), mehrstufige Sicherheitseinrichtungen, modernste Brandschutzsysteme, Nähe zu Polizei, Feuerwehr und anderen Notfalleinrichtungen, überprüfte Mitarbeiter
  • Hochsicherheitseinrichtungen mit kontrollierten Umgebungsbedingungen und einer fehlertoleranten IT-Infrastruktur
  • Elektronische Überprüfung der Berechtigung aller Personen, die am Austausch von Datenträgern beteiligt sind

Starten Sie heute, nicht erst morgen

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, aktiv zu werden. Nur bei der richtigen Vorbereitung auf den Ernstfall behalten Sie die Kontrolle. Das Leben ist unberechenbar, aber mit dem richtigen Datensicherungsplan können Ihnen Naturkatastrophen, menschliche Fehler oder unvorhergesehene, unglückliche Umstände nichts mehr anhaben.

Iron Mountain empfiehlt: Suchen Sie Expertenrat

Iron Mountain konnte bei mehr als 250 schweren Recovery-Vorfällen helfen und hat über 25.000 Disaster-Recovery-Tests durchgeführt. Unser Wissen kann Ihnen helfen:

  • Vorbereitung auf Naturkatastrophen und wetterbedingte Vorfälle
  • Entwicklung eines Notfallplans
  • Testen des Disaster-Recovery-Plans, um die Geschäftkontinuität zu garantieren
  • Best Practices zur Unterstützung der Datenwiederherstellung, auch an mehreren Standorten

Haben Sie Fragen zu Datensicherung und Wiederherstellung? Lesen Sie weitere Wissenscenter-Beiträge zu diesem Thema oder kontaktieren Sie uns. Unser Vertriebsteam befasst sich gerne mit Ihren ganz individuellen Fragen.