Durchblick im Datendschungel: Die Wiederentdeckung des Datenarchivs

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Archive bekommen heute eine völlig neue Bedeutung. Bisher dienten sie zur Aufbewahrung von Daten zur Sicherung der Geschäftskontinuität - oder für Informationen rund um Audits, Rechtsstreitigkeiten, Compliance und eDiscovery. Heute wollen Unternehmen von Big Data profitieren und durch entsprechende Analysen einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt gewinnen oder den Kundenservice über die „3. Plattform“ verbessern, wie IDC sie nennt. Diese Plattform basiert auf verschiedenen Technologien: Cloud, Mobile, Social Networks und Big Data. Sie vermittelt Unternehmen ganz neue Einsichten in die Daten, die sich in ihren Archiven befinden. In dieser schönen neuen Welt haben Unternehmen erstmals die Möglichkeit, mit ihren Datenarchiven echten Profit zu machen.

Die führenden 15% der befragten Unternehmen konnten ihren Umsatz im letzten Jahr durch die gründliche Nutzung ihrer Datenarchive um über 10 Millionen $ (ca. 9,3 Millionen CHF) steigern.

„Durchblick im Datendschungel: Die Wiederentdeckung des Datenarchivs“ ist eine Studie von IDC in Zusammenarbeit mit Iron Mountain. Sie zeigt, dass erfolgreiche Unternehmen auf der ganzen Welt ihre Datenarchive nicht nur für die traditionellen Aufgaben in den Bereichen Recht und Compliance nutzen. Sie durchforsten sie vielmehr, um wichtige Einsichten zu erhalten, die den Umsatz steigern könnten. Diese Unternehmen verbessern ihren Kundenservice und ihr Geschäftergebnis. Das Ergebnis ist oft überwältigend. Die führenden 15 % der befragten Unternehmen konnten ihren Umsatz im letzten Jahr durch die gründliche Nutzung ihrer Datenarchive um über 10 Millionen $ (ca. 9,3 Millionen CHF) steigern.

Obwohl Datenarchive wahre Schätze sein können, bleiben diese Schätze oft unentdeckt. Viele Unternehmen verfügen einfach nicht über die Strukturen, um das Potenzial ihrer Archive optimal zu nutzen. In den meisten Firmen gibt es sechs oder mehr Archive, in denen die unterschiedlichsten Informationen abgelegt werden, von E-Mails über Schriftsätze bis hin zu Sicherheitsprotokollen. Doch nur 12 % dieser Unternehmen verfügen über eine einheitliche Strategie, um zu bestimmen, welche Daten wann archiviert werden. 88 % der Unternehmen haben daher Probleme bei der Suche nach und dem Zugriff auf wichtige Informationen, wenn diese dringend benötigt werden.

88% der Unternehmen haben Probleme bei der Suche nach und dem Zugriff auf wichtige Informationen, wenn diese dringend benötigt werden.

Darüber hinaus fehlt auf organisatorischer Ebene oft die notwendige Abstimmung, wer für die Archivierung zuständig ist. Dies gilt vor allem für die Zusammenarbeit zwischen Rechts-/Compliance- und IT-Abteilungen. Rechts- und Compliance-Abteilungen nutzen Datenarchive in Ernstfällen, beispielsweise für eDiscovery und frühzeitige Fallbewertung, um sich auf Audits vorzubereiten und Informationen zur Unterstützung der eigenen Rechtsposition zu ermitteln. Doch gerade diese Abteilungen kritisieren oft die unternehmenseigenen Archivierungsstrategien. Sie sehen weniger wirtschaftlichen Nutzen in den Archiven als IT-Abteilungen oder die einzelnen Geschäftsbereiche und sind oft unzufrieden mit dem allgemeinen Archivmanagement der IT-Abteilung. In ihren Augen stehen wichtige Informationen im Ernstfall nicht schnell genug zur Verfügung.

Der wirtschaftliche Wert archivierter Daten ist nicht immer offensichtlich. Für eine erfolgreiche Archivierung müssen Daten zunächst nach den Gesichtspunkten 'strukturiert', 'semi-strukturiert' und 'unstrukturiert' klassifiziert werden. In den Unternehmen sind die einzelnen Bereiche oft unterschiedlich gut entwickelt. Damit die Archive wirtschaftlich sinnvoll genutzt werden können, müssen Unternehmen in die Lage versetzt werden, alle Daten adäquat zu verwalten.

Über die Studie

Im Rahmen der erwähnten, von IDC in Zusammenarbeit mit Iron Mountain durchgeführten Studie wurden 1.011 Führungskräfte der mittleren und oberen Führungsebene befragt, die für die Datenarchivierung in Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern in den unterschiedlichsten Branchen verantwortlich sind. Die Umfrage konzentrierte sich auf acht Länder: USA, Kanada, Grossbritannien, Frankreich, Spanien, Niederlande, Deutschland und Australien. Befragt wurden Führungskräfte aus IT- als auch
Compliance-/Rechts-Abteilungen sowie aus verschiedenen Geschäftsbereichen. Folgende Themen standen dabei im Mittelpunkt: aktuelle Archivierungsstrategien und -prozesse, wirtschaftlicher Wert der Datenarchive sowie Effektivität des Zugriffs auf archivierte Daten in verschiedenen Szenarien.