Bei der Konversion eines Archives handelt es sich im Grunde um einen „Aufräumprozess“. Geschäftsrelevante Informationen werden von sogenannten Non-Records getrennt und verwaltbar gemacht.

Wir unterstützen Sie bei dieser Herausforderung, um die Sicherheit zu erhöhen und die Effizienz Ihrer Abläufe zu optimieren.

Zunächst erstellen wir mit unseren Kunden eine klare Records Management-Struktur.

Mithilfe eines neuen Metadaten-Katalogs kann jederzeit auf die Archiveinheiten zurückgegriffen werden – unabhängig davon, ob sich das künftige Archiv in Ihrer Firma (On- Site-Archiv) befindet oder ob Sie sich für uns als Archivanbieter (Off-Site-Archiv) entscheiden.

Vom Archiv zum Asset der Information

Die einzelnen Arbeitsschritte sehen wie folgt aus:

  1. Wir definieren mit Ihnen Kriterien, nach denen später gesucht wird.
  2. Die Records werden mittels Barcode eindeutig identifiziert.
  3. Definierte Suchkriterien werden erfasst.
  4. Die erfassten Einheiten werden in einem Archivcontainer verpackt.
  5. Die Records werden in das Archiv verfrachtet.
  6. Die Datenbank wird einer Qualitätssicherung unterzogen.
  7. Die Boxen werden eindeutigen Standorten im Archiv zugeordnet.

Durch diese Massnahmen fällt der Übergang zum Tagesgeschäft leicht und Ordnung kann zu gelebten internen Geschäftsabläufen in jedem Unternehmen gemacht werden.