Pourquoi procéder à la numérisation de vos documents?

Toute entreprise est confrontée à la gestion et à la conservation des documents reçus ou édités par ses équipes. Numériser vos documents commerciaux, fiches de paye ou contrats juridiques apporte une plus-value quantifiable en termes de gain de temps et d’efficacité.

Les bénéfices pour la rentabilité de votre société sont immédiats et pérennes:

  • vos collaborateurs et partenaires ont accès instantanément à la documentation ciblée via un portail d’accès en ligne personnel et sécurisé;
  • un dossier constitué de documents numérisés est traité beaucoup plus rapidement et efficacement qu’un dossier papier;
  • la numérisation de documents permet de tracer les informations contenues;
  • les documents ne sont plus déplacés d’un site à un autre: plus de risque de détérioration ou de perte de données lors des transports et manipulations multiples;
  • économie de place sur vos espaces de bureau.

Quelle méthode de numérisation des documents pour votre entreprise?

Expert de la numérisation de documents d’entreprise, Iron Mountain peut gérer l’ensemble du projet de dématérialisation: préparation, tri et indexation de documents, numérisation/ numérisation OCR. Selon l’utilisation future des documents traités, nous employons 2 procédés de numérisation:

  • IoD (Image on Demand): numérisation d’un document à la demande
  • SoD (Scan on Demand): numérisation et intégration des images dans votre système de GED (Gestion Électronique de Documents) ou dans nos applications métier.

Vous choisissez les documents à numériser et nous définissons ensemble les règles d’indexation. Une fois vos documents papier numérisés, vous avez le choix de détruire les originaux selon la réglementation en vigueur, ou de les conserver dans un de nos sites sécurisés afin de libérer de la place dans vos bureaux.

Pour obtenir plus d’informations sur la numérisation de documents pour votre entreprise, contactez Iron Mountain via le formulaire en ligne.