Sichere externe Aktenarchivierung

Lagern Sie Ihre Akten und Vermögenswerte in unseren hochsicheren und zertifizierten Archivierungscentern.

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Aufbewahrung von Akten und Datenträgern

Kostenloses Angebot

Externe Aktenaufbewahrung

Vertrauen Sie auf die Spezialisten für externes Archiv-, Akten- und Informationsmanagement

Informationen sind das Herz jeder Organisation. Der Schutz und die Handhabung dieser wertvollen Vermögenswerte ist essenziell.

Iron Mountain unterstützt Sie beim Identifizieren der Akten und Unterlagen, die in unsere sicheren Archivierungseinrichtungen ausgelagert und aufbewahrt werden sollen. Dort werden sie mithilfe Ihrer eigenen Terminologie gekennzeichnet und klassifiziert, bei Bedarf mit RIFD-Etiketten verfolgt und in unserem intuitiven Webportal Iron Mountain Connect™ zur Verfügung gestellt, sodass Sie schnell die notwendigen Akten und Informationen finden und abrufen können.

Mehr als 225.000 Unternehmen auf der ganzen Welt vertrauen uns ihre Informationen und Vermögenswerte zur sicheren Archivierung und Speicherung an, darunter 95% der Fortune 1000. Wir archivieren nicht nur Ihre Akten, Datenträger und wichtigen Dokumente sicher extern, sondern kontrollieren den gesamten Prozess. Wir sorgen für revisionssicheren Transport vom und zum Archiv und unterstützen Sie dabei, Ihre Akten optimal zu lagern, zu schützen und zu verwalten. Kontaktieren Sie uns für eine erste unverbindliche Beratung.

Spezialisierte Archivierung

Projektservices

VORTEILE DER EXTERNEN ARCHIVIERUNG MIT IRON MOUNTAIN

Die Archivierungscenter von Iron Mountain erfüllen alle wichtigen Anforderungen für die Aufbewahrung Ihrer Akten, insbesondre:

SICHERHEIT

Einschließlich Bau, Sicherung der Umgebung und des Zugangs, Innensicherung und Sicherheitsplanung.

BRANDSCHUTZ

Präventive Vorkehrungen mit bewährten Brandschutz-Baumaßnahmen und zuverlässiger Wasserversorgung.

KLIMAÜBERWACHUNG

Umfassende Kontrolle und Steuerung der klimatischen Bedingungen, Temperatur und Luftfeuchtigkeit.

AUDITIERBARE NACHWEISKETTE

Unsere bewährten Workflows für Aktenmanagement und Aktenarchivierung bieten ein Höchstmaß an Sicherheit und Präzision. Unsere InControl® Lösung schützt Akten während des Transports durch patentierte Sicherheitsfunktionen und Tracking.

MITARBEITER

Wir führen strenge Hintergrundüberprüfungen, Mitarbeiter-Screenings und formalisierte Schulungen durch, um optimale Sicherheit beim Schutz und bei der Aufbewahrung Ihrer Akten und Archivbestände zu gewährleisten.

EXTERN ARCHIVIERTE AKTEN SICHER UND FLEXIBEL ONLINE VERWALTEN

Mit der Online-Anwendung Iron Mountain Connect™ können Sie:

Ihre extern aufbewahrten Akten und Archivboxen online verwalten
Einschließlich Metadaten, Suche, Tracking und Senden von Serviceanfragen
Ihren externen Archivbestand mit wenigen Klicks durchsuchen und die erforderlichen Informationen und Dokumente finden
Ein schnelles Scannen oder Liefern durch einen unserer geprüften und geschulten Mitarbeiter veranlassen

Sparen Sie durch externe Aktenarchivierung wertvolle Immobilienflächen und setzen Sie Personalressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten frei. Lagern Sie die sichere Archivierung der Kartons und Akten zu Iron Mountain aus. Dabei behalten Sie die volle Transparenz über Ihre Akten- und Informationsbestände. Mit unserer Open-Shelf-Archivierung können Sie schnell auf Akten mit hoher Aktivität zugreifen.

SPEZIALISIERTE ARCHIVIERUNG

Für besondere Anforderungen an die externe Archivierung

Iron Mountain entwickelt maßgeschneiderte Archive nach Ihren Spezifikationen für spezielle Aufbewahrungsanforderungen, wie z. B. größere Unterlagen oder Materialien, die besondere klimatische Bedingungen erfordern.

Die Leistungsmerkmale umfassen:

Klimatisierte Aufbewahrung für Materialien, die unbedingt bestimmte Spezifikationen hinsichtlich Temperatur und relative Feuchtigkeit erfüllen muss.
Separater Tresorraum für Film-, Magnet- und gemischte Medien, um Kreuzkontaminierung zu vermeiden.

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PROJEKTSERVICES FÜR DAS SICHERE ARCHIVMANAGEMENT

Wenn es um die Umsetzung einmaliger, wiederkehrender oder laufender Projekte geht, verfügen die Spezialisten für sicheres und professionelles Archivmanagement von Iron Mountain über das erforderliche Fachwissen. Das Projektteam fungiert als nahtlose Erweiterung Ihrer Organisation und kann die Projekte von Anfang bis Ende verwalten, so dass Ihre Mitarbeiter ihre Zeit und Ressourcen besser nutzen können.

BESTANDSVERLEGUNG

Unsere Spezialisten können Archivkartons und Akten an Ihrem Standort bereinigen, packen und zu den Archivierungscentern von Iron Mountain zur sicheren externen Archivierung transportieren. Wir können Ihre Unterlagen in standardisierte RFID-kompatible Archivkartons von Iron Mountain verpacken und Metadaten zur Beschreibung des Kartoninhalts erfassen. Sie haben dabei die Option, jede Akte aus dem Karton einzeln aufzulisten.

AKTENINDEXIERUNG

Das Dateneingabeteam von Iron Mountain kann aktenspezifische Beschreibungen erfassen, um Ihre Bestände auf der Ebene der einzelnen Akte zu verwalten.

STANDORTZUSAMMENLEGUNG/UMZÜGE

Sie können die Nutzung Ihrer Immobilien optimieren, indem Sie wertvolle Flächen freisetzen, die derzeit durch Aktenaufbewahrung und Archivbestände belegt sind. Iron Mountain unterstützt Sie dabei, die Akten und Dokumente zu identifizieren, die in ein Archivcenter von Iron Mountain ausgelagert werden können.

ÜBERMITTLUNGSVORBEREITUNG FÜR ARCHIVBOXEN

Wir können die Inhalte der Archivboxen prüfen und die damit verbundenen Metadaten erfassen. Durch diese Informationen ist es für Sie leichter, die Dokumente bei Bedarf zu finden.

BEREINIGUNG VON ARCHIVRÄUMEN

Ohne regelmäßige Bereinigung übersteigt der Inhalt Ihres Archivraums schnell dessen Kapazität. Das Projektteam von Iron Mountain kann selektive Bereinigungen durchführen, um zu gewährleisten, dass Ihr Programm auf dem neuesten Stand bleibt.

BESTANDSAUFNAHME – AUDIT SERVICES

Es ist wichtig, zu wissen, welche Bestände Sie haben, damit Sie schnell auf Anfragen oder Überprüfungen reagieren können. Audit Services von Iron Mountain bieten dedizierte Räumlichkeiten in unseren Archivierungscentern, um Bestandsaufnahmen durchzuführen. Neben dem Bereitstellen von Räumlichkeiten können wir Ihnen aber auch beim Audit Ihrer Archivkartons helfen, Akten vorbereiten und die Materialhandhabung unterstützen.

WIEDERHERSTELLUNG VON DOKUMENTEN

Iron Mountain ist darauf spezialisiert, Akten zu reinigen und wiederherzustellen, die durch Natur- oder von Menschen verursachte Katastrophen, Kontaminierungsstoffe, Staub, Schimmel, Wasser oder Schädlingsbefall beschädigt wurden.

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